En los últimos años ha cambiado mucho la forma en la que se trabaja para adaptarnos a la tecnología y a las demandas cambiantes de cada lugar de trabajo. Además, ahora las empresas buscan resolver los problemas de forma diferente, con enfoques colaborativos y creativos.
El profesor Ulrich Weinberg, director de la Escuela de Pensamiento Creativo en el Instituto Hasso-Plattner, es un referente en la materia. Su trabajo sobre el pensamiento colaborativo ha revolucionado la forma en que muchos negocios abordan la solución de problemas. Weinberg habla así del éxito que ha visto en las empresas con las que ha trabajado:
«Acabo de regresar de un viaje a China. Me invitó el director ejecutivo de Haier […] para leer la versión china de mi libro y me propuso debatir con él los cambios importantes que hizo con su compañía. En este momento tiene 70.000 empleados y está reorganizando toda la estructura de la empresa para crear un ecosistema de microempresas para que las personas puedan ser empresarios en la estructura de su empresa. Estoy completamente de acuerdo con él en que ésta es la mejor forma de estructurar las grandes organizaciones».
El método de éxito de Weinberg combina tres ideas principales:
- Basado en un enfoque no lineal, la solución colaborativa de problemas no consiste simplemente en A o B. Es un proceso reiterativo en el que se repiten diferentes etapas del pensamiento lateral o creativo hasta que se encuentren los mejores y más deseables resultados.
- El método de Weinberg también fomenta el pensamiento colaborativo sobre los métodos individuales que fomentan un entorno competitivo. Cree que el trabajo en equipo puede producir mejores resultados a la hora de resolver problemas. En una sociedad en la que se nos enseña a competir de forma individual unos contra otros, Weinberg dice: «No estamos preparados para un ambiente de colaboración, todos estamos preparados para un entorno altamente competitivo».
- Fomente el trabajo en equipo, para que las personas trabajen juntas, se motiven y piensen de forma creativa.
Puede que usted se esté preguntando: ¿por qué es importante la resolución colaborativa de problemas? Las empresas se enfrentan a muchos problemas en el día a día y aplicar un enfoque colaborativo para solucionarlos puede ser muy útil. Para exponerle un ejemplo práctico sobre cómo aplicar este método, le explicaremos cómo usarlo para afrontar los cambios que supondrá la aplicación del nuevo GDPR en mayo de 2018
¿Qué es el GDPR?
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) sustituirá a la Directiva de Protección de Datos en mayo de 2018 en un intento por unificar las leyes de privacidad y protección de datos en toda Europa. Su objetivo es proteger a todos los ciudadanos de la UE contra las violaciones de datos y, como tal, las empresas que no lo cumplan se arriesgan a elevadas sanciones.
Si aplica el método colaborativo de resolución de problemas podrá resolver los posibles problemas derivados de asumir normativas nuevas como ésta.
¿Cómo puede ayudarle el trabajo colaborativo a resolver los problemas derivados del GDPR?
El primer paso es analizar el entorno en el que se trabaja. El profesor Weinberg considera clave contar con un espacio donde se fomente el trabajo en equipo. En concreto, habla de desarrollar espacios We-Q, espacios físicos que ayuden a resolver los problemas entre todos.
«En la Escuela de Pensamiento Colaborativo diseñamos los espacios de ‘We-Q’. En ellos no se fomenta la inteligencia individual, sino que pretenden aprovechar las cualidades de todo el grupo. Hemos tenido que rediseñar físicamente los espacios […] donde el ambiente de trabajo necesita ser rediseñado y estamos animando a las empresas a hacerlo».
Para fomentar este tipo de trabajo en su empresa, debe crear un espacio similar. Para ello, considere la posibilidad de invertir en pizarras donde todo el equipo pueda trabajar a la vez. Del mismo modo, use notas adhesivas para que todos puedan anotar sus ideas y todas se tengan en cuenta. Puede clasificarlas por colores para diferenciar, por ejemplo, los hechos, las ideas y las opiniones y enumerarlas por etapas.
A continuación, reúna a un grupo variado de empleados para debatir soluciones. Incluir a diferentes personas de diferentes disciplinas para recabar variedad de opiniones e ideas sobre el proceso le será muy útil.
Etapas del pensamiento creativo:
- Fase de descubrimiento: momento en el que se percata del problema y empieza a evaluar cuáles son las necesidades no satisfechas. En este caso, tendrá que evaluar los próximos cambios relacionados con la seguridad de los datos debido a GDPR y ver si su empresa necesita actualizarse en algún aspecto para aplicar el nuevo reglamento.
- Búsqueda de oportunidades: hay que analizar el problema desde diferentes puntos de vista. Busque patrones y compárelos con su empresa. En términos del GDPR, ¿cree que ya hay problemas, por ejemplo, con el uso de las contraseñas? En ese caso puede aprovecharlos y convertirlos en una oportunidad para informar y formar ya a los empleados sobre la seguridad y protección de contraseñas.
- Incubar: antes de iniciar el proceso colaborativo, plantee el problema de forma individual a todos los que vayan a participar en el debate. Deles tiempo para que lo estudien antes de reunirlos.
- Idear: reúna a todo el equipo multidisciplinar para discutir temas y buscar soluciones creativas. Utilice el espacio de trabajo colaborativo que ha diseñado previamente y los diversos estímulos que le rodean como técnicas para generar ideas. Utilice las notas adhesivas para recoger todas las ideas y utilice la pizarra para exponerlas y despertar la creatividad. En términos de GDPR, usted puede reunir a su equipo para pensar en maneras creativas de adaptar su empresa a la nueva normativa.
- Evaluar y perfeccionar: una vez que haya explorado todas las opciones y haya planteado variedad de soluciones creativas, quédese con las mejores ideas. Exponga todas las ideas de las notas adhesivas en una pared y cuando tenga las mejores maneras de abordar el GDPR, trabaje con su equipo para perfeccionarlas y votar entre todos con cuáles se quedan.
Algunos criterios a tener en cuenta:
– Viabilidad técnica – ¿es posible?
– Deseabilidad – ¿es algo que quiere?
– Viabilidad de negocios – ¿es rentable para su negocio?
- Primeros tests: comience a realizar pruebas para evaluar si estas ideas realmente funcionarán en su negocio. Piense en cómo funcionaría a nivel individual y una vez más plantee la solución de forma colectiva. Para aplicar el GDPR puede pensar si su propuesta incluye todos los criterios de la nueva regulación y si funciona para su compañía.
- Entregar: cuando el plan ya está definido, es hora de implementarlo y comenzar el proceso de prueba y aprendizaje.
- Repetir y cambiar: como se mencionó anteriormente, este proceso no es lineal. Una vez que se haya implantado, evalúe cómo se lleva a la práctica y recopile opiniones. Incluso si no hay problemas, siga repasando el proceso para afinar y perfeccionar las ideas. Así obtendrá los mejores resultados posibles. Usar este método con antelación le permitirá prepararse antes de mayo del 2018 para la llegada del nuevo GDPR.
A medida que aplique las diferentes fases, no tenga miedo de repetir alguna de las etapas si cree que el resultado no le satisface. Weinberg defiende dejar de trabajar de forma convencional e intentar aplicar este nuevo método para obtener resultados mejores y más creativos:
«En la escuela, los niños aprenden que sus compañeros son sus competidores y que tienen que ser mejores que los otros niños y todos los niños aprenden el mismo patrón. Y no es un patrón de colaboración, sino un patrón de competencia […] El problema es que en el mundo real, en un mundo en red como en el que vivimos ahora, ese tipo de patrón está obsoleto».
Si usted toma nota de las teorías del profesor y aplica estas dinámicas más modernas en su compañía, puede sacar el máximo partido a esta forma de pensar y puede revolucionar el modo en que toma las decisiones en su empresa.
