8 consejos para ser un experto en la oficina moderna
Ideas para la oficina

8 consejos para ser un experto en la oficina moderna

Los avances tecnológicos han cambiado el paisaje de la oficina moderna, alterado nuestros procesos de trabajo y marcado la diferencia en las operaciones. En la era digital hemos visto el fin de los voluminosos ordenadores de escritorio, los archivadores e incluso la humilde grapadora, todo en nombre del progreso. ¿Qué productos esenciales necesitamos para crear un entorno productivo y fácil de utilizar en la nueva oficina moderna?

  1. Acceso a Internet ultrarápido

En un mundo impulsado por Internet, guardarlo todo en línea te ayudará a ahorrar tiempo y aumentar la eficacia. El uso de un servidor permite acceder a los documentos y compartirlos con el resto de compañeros, lo que crea una forma más cómoda de colaborar en el trabajo y de guardar información.

Lee Penson, CEO de la empresa de arquitectura comercial pionera Penson, ha trabajado en proyectos visionarios para Google, Jay Z y YouTube. Penson, un experto en la creación de espacios de trabajo superproductivos, afirma: “La tecnología te puede hacer volar. Desbloqueará potencial y ofrecerá libertad”.

  1. Digitalice sus documentos

“Prácticamente cada documento en papel se digitalizará y guardará, por lo que debe ser fácil hacerlo”, sugiere Marc Lawn, gurú empresarial y alto cargo ejecutivo con más de 20 años de experiencia. Las oficinas de prácticamente todos los sectores empiezan a funcionar sin papeles y una forma de digitalizar los documentos impresos es escanearlos en el servidor informático.

Al escanear documentos en el ordenador, debe ser consciente de la seguridad y emplear una destructora para deshacerse de cualquier información confidencial o importante.

  1. Recicle

Para mantenerse en cabeza durante 2017, es importante contar con los mayores avances tecnológicos disponibles y ser tan ecológico como sea posible. Por lo tanto, para asegurarse de que va en la dirección correcta, introduzca un cubo de reciclaje en su lugar de trabajo. Además de contribuir a la conservación del medio ambiente, el reciclaje demuestra que su empresa se preocupa. Tal y como afirma Lawn: “Al contar con un cubo de reciclaje, estás enviando el mensaje a tus trabajadores e invitados de que te preocupas por el medio ambiente y de que quieres contribuir a la conservación del planeta”.

  1. Pizarra blanca

Las pizarras blancas son una gran oportunidad para invitar a los compañeros de trabajo a comunicarse y a ser creativos. Deje a un lado la tecnología e invierta en una pizarra blanca y en rotuladores permanentes y observe cómo fluye la creatividad de su equipo.

El uso de una pizarra blanca también hace que sus comunicaciones sean más eficaces. “En un mundo de cambios tan rápidos como en el que nos movemos, resulta más productivo participar activamente con una pizarra blanca que enviar mensajes de correo, pedir cambios, plantear los cambios y, después, volver a enviarlos para su aprobación, y así sucesivamente”, afirma Lawn.

“Uno de mis clientes ha instalado una pizarra blanca interactiva y reúne a todos los equipos de cuentas cuando necesitan responder a consultas. Ha reducido el tiempo de respuesta en un 50 % y el tráfico de correo electrónico en casi un 10 % en toda la empresa”.

  1. Bienestar de la oficina

Mucho puede decirse sobre el aumento de la productividad en el lugar de trabajo gracias a un poco de agua y aire fresco. Si bien la tecnología es ahora esencial en una oficina moderna, Penson dice que todavía hay un lugar para la naturaleza en el lugar de trabajo: “haz que sea limpio y sano, con aire fresco, una cesta de fruta, mucha agua fresca y zumos de fruta. Como dice un viejo amigo mío, “la salud hace que todo sea posible”. No hay ninguna lógica en que el trabajo sea malo para la salud a largo plazo”.

  1. Luz del sol

Siguiendo con el tema del bienestar en el lugar de trabajo, Penson sugiere que llenarlo de luz natural es esencial para la creatividad y la productividad: “Necesitas un espacio que te inspire, no una habitación con un techo suspendido horrible. Busca calidez y la sensación de espacio natural”.

  1. Sillas cómodas

En el lugar de trabajo moderno se pueden llegar a pasar muchas horas sentado en un escritorio, frente a una pantalla. Al pasar tanto tiempo sentado es importante contar con una silla cómoda y de calidad. Gemma Went, consultora de negocios en línea, dice: “pasamos largos periodos de tiempo sentados y es no es bueno para el organismo. Dedica tiempo a investigar o pide consejo a alguien que esté familiarizado con la ergonomía en el lugar de trabajo para asegurarte de que el equipo es lo más saludable posible”.

  1. Teléfonos de calidad

Las transmisiones en directo y las videoconferencias son una parte esencial de la oficina moderna. Permiten trabajar y conocer a gente de cualquier parte del mundo. Para sacarle el máximo partido a estas reuniones, primero es necesario invertir en cámaras y teléfonos de calidad. “Necesita un teléfono de gama alta”, afirma Went. “Esto marca toda la diferencia. Al fin y al cabo, por muy bonita que sea la oficina, no le servirá de nada si no puede escuchar a sus clientes o trabajadores”.