Cómo organizar mejor una empresa pequeña
Ideas para la oficina

Cómo organizar mejor una empresa pequeña

 

Cuando comenzaste tu negocio ya sabías lo importante que era tenerlo organizado y seguro que has desplegado todas tus armas para conseguirlo. Pero siempre se puede hacer mejor, ¿verdad?  Estos son algunos consejos de expertos para organizar tu espacio de trabajo.

 

Todo en su sitio

 

Saber exactamente dónde encontrar lo que se busca nos ahorra tiempo. Y mucho. Según un estudio estadounidense realizado en 2010 por Brother International Corporation, un trabajador gasta de media unos 19 minutos al día en busca de archivos, documentos y accesorios que no están en su sitio. Si sumamos esos minutos, equivale a 76 horas perdidas al año o, lo que es lo mismo, a algo más de dos semanas de trabajo. Se estima que esta pérdida de tiempo cuesta a las empresas casi 177 millones de dólares, más de 160 millones de euros, en pérdidas de productividad.

Teniendo esto en cuenta, es muy útil que establezcas un sistema de archivo viable para tus documentos y que el resto de trabajadores también lo utilicen. No permitas que las facturas u otros documentos se apilen encima de las mesas mientras se van moviendo de un lado a otro para dar cabida a nuevos montones de trabajo.

 

Asegúrate de que todo está en su sitio. Por ejemplo, puedes crear un espacio para tus facturas pendientes. Y si normalmente pagas con cheque, conviene que las tengas junto con un talonario, sobres, sellos y etiquetas para las direcciones. De esta manera, cuando tengas que pagarlas, solo tienes que coger el archivador, pagar las facturas y archivarlas de nuevo.

Y puedes hacer lo mismo para tener al día la correspondencia. Cuentas con una amplia gama de accesorios de escritorio que te pueden ayudar a mantener en orden todo lo que necesitas.

 

Simplifica tus cuentas

 

Te puede resultar útil tener a mano solo las cuentas del ejercicio actual, los cobros y los pagos pendientes, y archivar el resto. Así, siempre sabrás dónde encontrar las últimas facturas, las cuentas pagadas, los balances, las cartas del banco y las pólizas de seguro.

 

Hay quienes prefieren tener doce archivos separados, de enero a diciembre, con las facturas pagadas y recibidas cada mes. Incluso se pueden añadir recordatorios que se pegan para recordar facturas que tienen que pagarse en fechas específicas. Esto también se puede conseguir con carpetas con separadores o con un archivo acordeón dividido por meses. Otra fórmula es ordenar los registros por proveedor y guardar cada factura pagada en el expediente del proveedor.

 

Cuando termine el año, dependiendo de la cantidad de papeleo que hayas generado, puedes guardar los documentos legales y financieros en otro archivador específico. Así, en caso de tener una auditoría o la necesidad de localizar algún documento,  encontrarás los archivos rápidamente.

 

Otro truco para llevar las cuentas al día y no perder las facturas es dedicar un tiempo cada semana a realizar los pagos pendientes, administrar las cuentas o adelantar cualquier tarea financiera. Ahorrarás tiempo al hacerlo todo a la vez y llevarás las cuentas al día.

 

Acaba con el desorden

 

Digitalizar documentos importantes es una manera simple de reducir la cantidad de papeles que estorban encima de la mesa. Todo lo que necesitas es un escáner portátil.

 

Así puedes guardar tus archivos online y descargarlos cuando necesites con apps de gestión de documentos como Google Drive. Para gestionar los contratos resulta útil Cloudtract, una herramienta que evita que se pierdan y te permite renovarlos o cancelarlos. Es gratis y seguro, pues te envía una alerta cada vez que un contrato está a punto de expirar.

 

No olvides realizar copias de seguridad si optas por un formato digital para reemplazar los documentos importantes en papel. Es recomendable mantenerlos a salvo en tu nube o con otros dispositivos de almacenamiento, protegidos por una contraseña cifrada. Te ahorrarás tiempo, espacio y dinero al poder acceder a los archivos desde cualquier lugar.

 

Los ajustes adecuados

 

Lo más importante es darse cuenta de que no hay una solución única. Hay que probar varias herramientas y estrategias y dar con la que se adapte a tus necesidades. Así que investiga las opciones disponibles y elige.

 

Tienes que encontrar el sistema que mejor funcione para  ti, tus empleados y tu negocio.