Consejos para organizar tu oficina
Ideas para la oficina

Consejos para organizar tu oficina

El caos reina en la oficina cuando falta organización. Si estamos rodeados por facturas y papeles y tenemos una lista interminable de cosas pendientes, es difícil realizar hasta las tareas más urgentes.

 

A pequeña escala, que tengas el escritorio desordenado no te repercute en el día a día, pero es imprescindible que, a largo plazo, consigas tener la oficina ordenada. A continuación te damos algunos consejos para ayudarte a conseguirlo.

 

Aparatos y dispositivos

 

Invertir en algunos dispositivos de alta tecnología tendrá un efecto muy positivo en el entorno de oficina, ya que ayudan a reducir el desorden, sacar el máximo partido del espacio y a mejorar la eficiencia de todos.

 

Smartphones o teléfonos inteligentes – son un gran avance porque permiten acceder a todos los documentos que necesites en cualquier lugar y momento gracias al almacenamiento en la nube.  Es como si tuvieras una oficina móvil.

 

Escáner – Escanear documentos en un ordenador portátil nos permite evitar una avalancha de papeleo y poder acceder a ellos de forma más fácil, sin tener que buscarlos manualmente. Los buenos escáneres funcionan tanto en color como en blanco y negro, incluso algunos cuentan con impresora incorporada.  Sin duda, tu escritorio dejará de estar repleto de papeles si combinas las opciones de copia, escaneado e impresión.

 

Trituradora de papel – Triturar papel en una oficina es esencial para liberar espacio y eliminar documentos confidenciales. Así también evitaremos posibles fraudes.

 

Cómo organizar tu oficina

 

Cada vez contamos con tecnología más novedosa para organizar nuestra oficina, pero no podemos olvidarnos de productos más sencillos e increíblemente útiles.

 

Armarios con archivadores y carpetas colgantes – Este tipo de archivos son útiles, fáciles de encontrar y pueden ser etiquetados y codificados por colores para diferenciar los proyectos y documentos.

 

Cajas de plástico – Son otro elemento básico de oficina que podemos guardar en el trastero o en los armarios con artículos cuidadosamente embalados. El uso de cajas te ahorrará tiempo a la hora de recoger.

 

Etiquetadoras – Las etiquetas pueden ser indispensables y no sólo para las carpetas. Etiquetar estantes y archivadores también permite ahorrar tiempo a la hora de localizar un documento.

 

Las bandejas y clasificadores de escritorio – Son muy útiles para organizar los papeles antes de decidir si irán a la trituradora o al archivador.

 

Pizarras – Son ideales para realizar lluvias de ideas en grupo y conseguir ordenar nuestros pensamientos. También son muy útiles para anotar avisos importantes.

 

Cuadernos y carpetas – Son muy recomendables para no perder anotaciones y para almacenar los papeles antes de entrar a los archivos.

 

Archivador para revistas – Es muy útil para almacenar revistas y periódicos. Además, estos archivadores quedan muy bien en los estantes.

 

Fundas para almacenar fotos – Es una forma muy eficaz de almacenarlas y conservarlas.

 

Cómo mantener todo app-solutamente ordenado

 

También puedes aprovechar las aplicaciones y programas informáticos que existen actualmente para tenerlo todo bajo control. Estate atento a las novedades para que no se te escape ningún truco.

 

Contraseñas y apps – Con aplicaciones como LockBox o eWallet puedes guardar de forma segura tus en un dispositivo móvil.

 

Aplicaciones para tarjetas de negocios – Olvídate de las tarjetas de visita. Con CamCard  solo tienes que hacer una foto de la tarjeta y guardar los datos para tu lista de contactos del móvil.

 

Productividad y apps colectivas – Google Drive y Evernote te permiten crear y almacenar fácilmente documentos e imágenes en la nube. También puedes permitir que otros colegas accedan a esos datos.

 

Si tu oficina está desordenada, tienes la solución a tu alcance. Sigue estos consejos y aplícalos cuanto antes. Trabajarás mejor y tu negocio lo notará.